"כבר לא מתחת לרדאר": המסר החשוב למנהלי אגודות עותמאניות: הגיע הזמן לפעול לאור התקנות החדשות – מרץ 2023 ("משפטי")

רשם העמותות וההקדשות פרסם בחודש יוני 2026 הודעה בדבר פיקוח ייעודי שצפוי להתבצע בעמותות ובחברות לתועלת הציבור, בנושא קרבה משפחתית וניגודי עניינים.

הפיקוח יתמקד בקשרי משפחה בין בעלי תפקידים בעמותה או בחל״צ, בהפרדה הנדרשת בין מוסדות הניהול לבין גורמי בקרה וביקורת פנימית, וכן בהתקשרויות הגוף עם קרובי משפחה של גורמי הניהול והביקורת, בין כעובדים ובין כקבלנים עצמאיים, ו/או בכפיפות בעייתית בין גורמי ניהול ועובדים או ביחסים בעייתיים בין גורמי הניהול והפיקוח או הבקרה בגוף המלכ״רי.

המקור והסיבה לפעילות הפיקוח היזום הם אכיפת כללי ניהול תקין, ממשל תאגידי נאות, שקיפות, עצמאות מנגנוני הבקרה והפיקוח העצמי בעמותה או בחל״צ.

החשש שאותו הרשם מבקש לבדוק ולהסיר הוא ניגוד עניינים, עקב קשרים משפחתיים, בהתקשרויות של הגוף או מטעמו, או בהחלטות ניהוליות שעלול להתעורר בהן חשש לניגוד עניינים, לפגיעה בעצמאות שיקול הדעת או להתקשרויות והחלטות בעייתיות "למראית עין".

מה ייבדק במסגרת הפיקוח?

1. קיום קשרי משפחה בין בעלי תפקידים בעמותה או בחל״צ, לרבות קרבה משפחתית בין חברי ועד מנהל, ועדת ביקורת או גוף מבקר, נושאי משרה, מורשי חתימה ובעלי תפקידים מרכזיים בעמותה או בחל״צ.
2. התקשרויות עם קרובי משפחה כשכירים או כעצמאיים – האם נעשו או נעשות בהתאם לדין, להנחיות רשם העמותות, לכללי ניהול תקין ובאמצעות כללי ותהליכי אישור מתאימים.

מהי "קרבה משפחתית" רלוונטית?

"קרוב משפחה" מתייחס לבן או בת זוג, הורה, ילד או אח, וכן סב או סבתא, צאצאים ובני או בנות זוגם, לרבות קרובי משפחה חורגים, של חבר ועד, חבר ועדת ביקורת, נושא משרה, בכיר וכדומה בעמותה.

מה ייבדק?

בדיקת "קרבת משפחה" תבחן את הקשרים הישירים והברורים, וכן את כלל הזיקות המשפחתיות הרלוונטיות בהיבטים רחבים או מורכבים, בהתאם לנסיבות ולמבנה העמותה או החל״צ הספציפיים הנבחנים.

כך, ייבחנו הנתונים והתפקידים בפועל של קרובי המשפחה והיחסים או היחסים הפוטנציאליים ביניהם:

• מהם התפקידים שלהם?
• האם קיימים ביניהם יחסי כפיפות?
• האם אחד מהם עלול להשפיע על עבודתו או על החלטותיו של האחר?
• מהן הסמכויות וההשפעה הרלוונטיות שיש לכל אחד מהם בהקשר של חשש לניגוד עניינים בהחלטות הנוגעות לקרוב המשפחה?

יש לבחון את התפקידים בפועל, את הסמכויות, את יחסי הכפיפות, את יכולת ההשפעה, את מנגנוני האישור והבקרה כאשר קיים חשש לניגוד עניינים, וכן את תיעוד קבלת ההחלטה לגבי התקשרות עם עובדים או קבלנים בעלי קרבה משפחתית.

חומרת החשש לניגוד עניינים והעסקה או התקשרות בעייתית תלויה בנתוני העמותה או החל״צ הספציפיים, ובתפקודם ובמיקומם של אותם בעלי קשר משפחתי בפירמידת או בהרכב קבלת ההחלטות בתאגיד.

גם כאשר השירות ניתן בתנאים סבירים, תיבדק השאלה האם הקרבה המשפחתית משפיעה, או עלולה להיראות כמשפיעה, על קבלת ההחלטות בעמותה והאם היא עומדת בהוראות הדין ובהנחיות הרשם.

עמותות וחל״צ ב"סיכון גבוה" לבדיקה

בין היתר, מדובר בעמותות שבהן מספר אנשים קטן מעורב גם בניהול, גם בתפעול וגם בקבלת החלטות; עמותות בעלות אפיון או מיתוג משפחתי המבוסס על מספר מצומצם של מייסדים; וכמובן עמותות שבהן מועסקים קרובי משפחה של חברי ועד, נושאי משרה או עובדים בכירים, או שבהן נוצרו התקשרויות עם ספקים או נותני שירותים שיש להם זיקה משפחתית או עסקית לבעלי תפקידים בעמותה.

הסיכון גובר כאשר מתברר על פני הדברים שתהליך ההתקשרות או המינוי אינו שקוף וגלוי; שהתקשרויות וניגודי העניינים לא פורסמו, לא גולו, לא תועדו ולא נדונו במוסדות הרלוונטיים של העמותה או החל״צ.

היערכות מקדימה מומלצת

בהודעה שפרסם הרשם הוא מודיע על תקופת היערכות לביקורות הצפויות בעמותות.

בכל מקרה של חשש, מומלץ להיערך באמצעות ביצוע בדיקה מקדמית שתאפשר לאתר מראש נקודות בעייתיות, טרם פניית הרשם. ככל שאותרו כאלה, מומלץ לטפל בהן מראש, כדי להתכונן ולתת תשובות, לרבות בדבר תיקון ליקויים, ככל שתיערך ביקורת על ידי הרשם.

א. מיפוי

מומלץ לבצע מיפוי פנימי של בעלי התפקידים המרכזיים בעמותה או בחל״צ: חברי ועד מנהל, חברי ועדת ביקורת או גוף מבקר, מורשי חתימה, מנכ״ל, עובדים בכירים, עובדים בשכר, נותני שירותים קבועים וספקים מהותיים – וכן של הקשרים ביניהם.

ב. בדיקה

יש לבדוק האם קיימים קשרי משפחה או זיקות אחרות בין הגורמים הללו, והאם הקשרים נוגעים למוקדי קבלת החלטות, פיקוח, אישור תשלומים, העסקה, התקשרויות, שכר או בקרה.

ג. גילוי וניתוח הבעיה

אם התגלו קשרים או זיקות כאלה, יש לבדוק ולבחון:

• האם המצב חוקי ועומד בכללי הניהול התקין?
• האם התקיים גילוי נאות ושקיפות לכל הגורמים ביחס לקשר ולמצב הבעייתי?
• כיצד התקבל תהליך קבלת ההחלטה לגבי ההתקשרות או ההעסקה?
• האם ההחלטה הרלוונטית התקבלה באורגן בלתי תלוי ובלתי נגוע בניגוד עניינים?
• האם הגורם המצוי בניגוד העניינים נמנע מהשתתפות בדיון ובהצבעה לגבי ההתקשרות?
• האם תנאי ההעסקה או ההתקשרות סבירים ביחס לתנאי השוק ולטובת העמותה או החל״צ?
• האם התהליך תועד בפרוטוקולים ובמסמכי הארגון?

ד. טיפול

יש לטפל בבעיה שזוהתה בהתאם להיקף ולחומרת הבעיה.

ישנם מקרים "קלים", שבהם הבדיקה תוביל לצורך בתיעוד מפורט של ההחלטה, בניסוח פרוטוקול קבלת החלטות או בהצהרות ניגוד עניינים.

ישנם גם מקרים של "בעיה משמעותית", שבהם המצב, לאור המיפוי, הקשרים וההתקשרויות, מחייב שינויים בהרכב המוסדות ו/או העובדים או המתקשרים עם העמותה, וכן הקמת מנגנון מיוחד שיטפל בבעיות של ניגוד עניינים.

במקרים אחרים, ייתכן שיהיה צורך בהסדרה רחבה יותר: שינוי בהרכב מוסדות העמותה, בחינה מחודשת של נושאי משרה ומנהלים, הסדרת התקשרות עם ספק, בחינת המשך העסקתו של עובד, או קביעת מנגנון קבוע לטיפול במצבים של ניגוד עניינים.

סיכום

היערכות מוקדמת שתיתן "תמונת מצב" משפטית לגבי התקשרויות והעסקות בעייתיות, לצד פתרונות אפשריים להן, נדרשת אפוא בימים אלה בכל עמותה וחל״צ שבהם קיים חשש, ולו קל, לבעיה בנושא.